Usein kysytyt kysymykset

Kirjanpito

Kuittikuvaajan käyttöönotto Aktiivissa
1. Liitä kuvaaja tietokoneeseen.
2. Avaa tositteet -ikkuna
3. Avaa haluttu tosite ja jatko kohdasta (5) tai lisää uusi tosite
4. Mikäli lisäsit uuden tositteen, syötä ensimmäisen viennin tiedot
5. ”Tositteen viennit” -ikkunassa laita rasti ruutuun ”Näytä liite”
6. Avautuvassa dialogissa klikkaa painiketta ”Ota kuva”
7. Kuvan esikatseluikkunassa tee tarvittavat asetukset ja klikkaa ”Ota kuva” -painiketta
8. Klikkaa ”Liitä tositteelle” -painiketta

Jos suljet ”Tositteen viennit” -ikkunan, kun ”Näytä liite” -rasti on ruudussa, Aktiivi muistaa
asetuksen aina kun avaat minkä tahansa tositteen ja näyttää kyseiseen tositteeseen
liittyvän kuitin.

Halutessasi voit ottaa ”Näytä liite” -rastin pois, jolloin kuitti ei tule automaattisesti näkyviin
tositetta avattaessa.


Puun myynnin kirjaaminen

Esimerkki
1. myyntitilille kirjattava
2. suoritettava alv
3. pankkitilille tilitetty summa
4. pidätetty pääomavero
5. menekinedistämismaksu
6. metsäliiton osuusmaksu

Laskutus

Sähköisen laskutuksen käyttöönotto

Yleistä

Aktiivi Laskutuksella voidaan muodostaa Suomessa käytetyn Finvoice-standardin mukaisia sähköisiä laskuja. Laskut muodostuvat tietokoneen kiintolevylle standardin mukaisina xml-tiedostoina, jotka käyttäjä lähettää eteenpäin joko oman verkkopankin tai jonkin kolmannen osapuolen – kuten Maventan – palvelun kautta.

Edeltävät toimet

Jotta sähköinen lasku syntyy, täytyy kahden ehdon täyttyä: 1) laskutuksen perusasetuksissa on päällä asetus ”Muodostetaanko Finvoice-laskutiedosto: Kyllä” ja 2) laskun asiakkaan tiedoista löytyvät ”Verkkolaskutusosoite” ja ”Välittäjän tunnus”.

Seuraavassa käydään nämä asetukset läpi.

Laskutuksen perusasetukset

Avaa Laskutus-valikosta ”Perustiedot”
Siirry välilehdelle ”Sähköinen lasku”
Aseta ”Muodostetaanko Finvoice-laskutiedosto”: Kyllä
Aseta ”Tiedostonimeen laskunumero”: Kyllä
Tämän avulla jokainen muodostettu sähköinen lasku jää kiintolevylle talteen mahdollista myöhempää tarkastelua varten.
”Valitse kansio, jonne laskutiedosto muodostetaan” -painikkeesta valitse kiintolevyltäsi kansio, josta sinun on helppo löytää sähköiset laskut, kun olet lähettämässä niitä eteenpäin.
Aseta ”Laskuttajan IBAN-tilinumero” ja ”Pankin BIC / SWIFT-koodi” -kenttiin tiedot esim. vieressä olella ”Pankkitili 1.” -painikkeella tai täytä käsin.
Aseta ”Tallennetaanko myös kehys”: Kyllä
Aseta kahteen viimeiseen kenttään ”Lähettäjän tunnus” ja ”Välittäjän tunnus” tiedot, jotka olet saanut käyttämältäsi verkkolaskujen välittäjäoperaattorilta. Jos käytät verkkopankkia laskujen välittämiseen, niihin tulevat todennäköisesti IBAN-tilinumerosi ja pankki BIC-koodi.
HUOM: rasti kenttää ”Muodostetaan Eurooppa-standardin mukainen lasku” kannattaa laittaa vain jos joku laskujen saajista vaatii tätä. Tällaisia ovat julkishallinnon asiakkaat kuten kaupungit ja valtio.

Asiakkaan tiedot

Avaa laskutusasiakkaat -luettelo (Laskutus-valikko / Laskutusasiakkaat).
Muokkaa haluamasi asiakkaan tietoja (valitse asiakas luettelosta ja oikeasta alanurkasta painike ”Muokkaa”).
Aseta ikkunan alareunassa oleviin kenttiin ”Verkkolaskutusosoite” ja ”Välittäjän tunnus” laskutusasiakkaasi antamat tiedot.

Muodostaminen

Sähköisten Finvoice-laskujen muodostaminen ja tallentaminen kiintolevylle tapahtuu automaattisesti samassa yhteydessä, kun laskulomake tulee esikatselutilaan. Varsinaista (paperi-) tulostetta laskusta ei tarvitse tehdä.

Lähettäminen

Lähettäminen tapahtuu pankin tai muun operaattorin palvelun kautta. Useimmiten Aktiivin asiakkaat käyttävät oman verkkopankin ”Aineiston lähetys” -toimintoa. Pankin lisäksi samaa palvelua tarjoavat kolmannet osapuolet kuten Maventa. Täsmällisempi ohjeistus riippuuu kyseisestä verkkopankista/operaattorista. Yleisesti tämä tapahtuu kuitenkin siten, että palvelun käyttöliittymässä olevalla ”Valitse tiedosto” -toiminnolla poimitaan laskutiedosto tietokoneen kiintolevyltä. Tämän jälkeen se tallennetaan/lähetetään eteenpäin omalla toiminnollaan.

Pankilta tai käyttämältäsi operaattorilta saa oman lähettäjän tunnuksen, joka yleisimmin on sama kuin IBAN-tilinumero.